Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność gospodarczą, czy jesteś freelancerem, zapewne wiesz, jak ważne jest płacenie prawidłowej kwoty podatku od zakupów. Niestety, czasem zdarzy się, że otrzymasz zagraniczną fakturę i nie wiesz, jak odzyskać z niej VAT. Jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać, w tym udokumentowanie zakupu, poruszanie się po procesie zwrotu i złożenie wniosku.
Wymagana dokumentacja
Uzyskanie dokumentacji do odzyskania podatku VAT z faktury zagranicznej jest zadaniem złożonym i czasochłonnym. Aby zapewnić sobie jak najszybsze rozpatrzenie roszczenia, należy przestrzegać właściwych procedur. W tym celu ważne jest dokładne zrozumienie przepisów regulujących system VAT w kraju, w którym jesteś zarejestrowany.
Jeśli nie jesteś pewien, jak złożyć wniosek, możesz zadzwonić lub odwiedzić lokalny urząd skarbowy. Urzędy te pomogą Ci zrozumieć różne przepisy obowiązujące w poszczególnych krajach członkowskich. Doradzą Ci również, jakie dokumenty będą Ci potrzebne.
We wniosku należy zawrzeć szczegółowe informacje dotyczące działalności gospodarczej. Obejmuje to lokalizację firmy, szczegóły dotyczące planowanej działalności oraz dowód posiadania przedstawiciela prawnego. Pomoże to władzom podatkowym zidentyfikować potencjalne zobowiązania podatkowe w odniesieniu do unikalnego numeru VAT. Należy również upewnić się, że postępujesz zgodnie ze swoim przedstawicielem podatkowym, dopóki nie otrzymasz pozytywnej odpowiedzi.
Aby otrzymać maksymalny możliwy zwrot, musisz przestrzegać zasad określonych przez prawo UE. Jeśli Twój wniosek zostanie odrzucony, możesz odwołać się od tej decyzji. Zasady dla przedsiębiorstw spoza UE są jednak inne.
Aby złożyć wniosek o zwrot podatku VAT, musisz wypełnić Formularz zgłoszeniowy. Formularz Zgłoszeniowy składa się z trzech formularzy i wszystkie muszą być wypełnione. Należy również złożyć oryginał faktury. Do tego należy dołączyć list przewodni wyjaśniający powód zwrotu. Ponadto należy dołączyć certyfikat VAT w kraju ojczystym. Certyfikat ten musi być wydany przez lokalne władze podatkowe. Certyfikat musi zostać wysłany do Państwa pocztą w rozsądnym terminie po jego wystawieniu.
Organ zwrotu podatku VAT wystawi następnie pieczęć weryfikacyjną do oryginalnej faktury. Pieczęć będzie przechowywana przez organ zwrotu VAT. Ministerstwo Spraw Zagranicznych dokona przeglądu faktury pierwotnej i przekaże jej wierną kopię organom zwrotu VAT. W przypadku wystąpienia błędu na fakturze pierwotnej należy przesłać nową fakturę do organu zwrotu VAT.
Jeśli Państwa wniosek zostanie odrzucony, będą Państwo musieli ustalić, dlaczego został on odrzucony. Może to być spowodowane niewystarczającymi informacjami z Twojej strony. Alternatywą może być fakt, że przedłożone faktury nie były zgodne z przepisami. Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoje roszczenia są zgodne z przepisami, powinieneś skorzystać z pomocy partnera zajmującego się odzyskiwaniem podatku VAT. Posiadają oni głęboką wiedzę na temat różnych przepisów regulujących podatek VAT w różnych jurysdykcjach. Mogą pomóc Ci zidentyfikować niezgodne roszczenia i ponownie je wystawić. To zapewni, że otrzymasz najbardziej dokładną wartość zwrotu.
Problemy z odzyskaniem lokalnego podatku VAT z faktury T&E
Pomimo swojego znaczenia, wiele firm ma problemy z odzyskaniem lokalnego podatku VAT z faktury T&E. Proces ten jest nie tylko czasochłonny, ale również wymaga dużej siły roboczej i wiedzy. Firmy mogą w końcu stracić miliony dolarów każdego roku z tego powodu. Na szczęście istnieje wiele rozwiązań, które pomagają firmom pozostać po właściwej stronie prawa.
Do najczęstszych obszarów odzyskiwania podatku VAT należą wydatki na podróże zagraniczne i rozrywkę. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku firm, które podróżują za granicę w celach biznesowych. Trzeba jednak wziąć pod uwagę także inne czynniki. Na przykład, większość podróżnych wraca z różnymi formami dowodów wydatków, co utrudnia określenie, co jest prawidłowym roszczeniem VAT. Dobrą wiadomością jest to, że na rynku istnieje wiele rozwiązań, które pomogą Ci odzyskać podatek VAT od wydatków na podróże służbowe.
Najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest upewnienie się, że masz wszystkie niezbędne informacje na swojej fakturze. Jeśli masz poprawne informacje, będziesz w stanie przekonać administrację, że twoja faktura jest ważna. Jeśli masz brakujące lub niedokładne dane na fakturze, może to prowadzić do sankcji lub kar, a tym samym opodatkowania Twojego wyniku finansowego.
Innym skutecznym rozwiązaniem jest wprowadzenie systemu automatycznego. Istnieje wiele dostępnych systemów, które są zaprojektowane tak, aby automatycznie identyfikować i pobierać odpowiednie kwoty. Może to stanowić pierwszy krok do bardziej efektywnego i zgodnego z przepisami procesu przetwarzania podatku VAT. Kilka firm wykorzystuje tę technologię w większym stopniu, podczas gdy inne stosują bardziej tradycyjne metody. Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie bardziej zaawansowanego rozwiązania, możesz mieć pewność, że twoje roszczenia VAT będą obsługiwane przez ekspertów.
Jedną z najbardziej skutecznych metod jest skorzystanie z usługi e-fakturowania. Usługi te mogą sprawić, że cały proces będzie dla Ciebie znacznie prostszy. Niezależnie od tego, czy jesteś firmą z tysiącami pracowników podróżujących po całym świecie, czy małą firmą, która zatrudnia tylko kilku pracowników, rozwiązanie w zakresie e-fakturowania może uprościć składanie deklaracji VAT i pomóc Ci zaoszczędzić pieniądze.
Innym rozwiązaniem jest współpraca z informatykiem ds. VAT. Ci profesjonaliści mogą przeanalizować Twoje wydatki T&E i określić najlepszy sposób na odzyskanie podatku VAT. Eksperci ci mogą zaoferować szeroki zakres sprawności operacyjnej, a także możliwości sztucznej inteligencji. Oprócz zidentyfikowania najlepszych rozwiązań, specjaliści ci mogą również dostarczyć Ci szczegółowych informacji na temat wpływu wydatków pracowniczych na podatek VAT.
Kluczem do skutecznego odzyskania podatku VAT jest świadomość, że wprowadzenie skutecznego rozwiązania cyfrowego wymaga dużej wiedzy i czasu. Jeśli Twój zespół finansowy nie jest na bieżąco z zawiłościami przepisów obowiązujących w różnych krajach, mało prawdopodobne jest, że będzie w stanie zidentyfikować najbardziej korzystne rozwiązania.
Poruszanie się po procesie zwrotu podatku VAT
Niezależnie od tego, czy jesteś ekspatem mieszkającym w innym kraju, czy też wybierasz się na wakacje, możesz chcieć skorzystać z procesu zwrotu podatku VAT. W rzeczywistości większość krajów ma swoje własne zasady i przepisy dotyczące sposobu ubiegania się o zwrot podatku.
Proces jest dość prosty, ale zanim zaczniesz, musisz wiedzieć kilka rzeczy. Po pierwsze, musisz dowiedzieć się, czy jesteś uprawniony. Istnieją pewne wymagania, takie jak posiadanie stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju, w którym dokonujesz zakupu. Jeśli nie jesteś pewien, czy się kwalifikujesz, porozmawiaj z przedstawicielem podatkowym.
Następnie musisz znaleźć sprzedawcę, który posiada program zwrotu podatku. Może to być hotel, butik, a nawet sklep zorientowany na turystów. Niektóre sklepy mogą mieć znaki informujące o ich uczestnictwie w programie zwrotu podatku VAT. Jeśli planujesz zrobić duży zakup, upewnij się, że sprzedawca wypełni dla Ciebie niezbędne formularze zwrotu. Należy również zachować paragony, nawet jeśli nie planujesz ubiegać się o zwrot podatku.
Kiedy wybierasz się do innego kraju UE, musisz upewnić się, że masz przy sobie odpowiednie dokumenty. W niektórych przypadkach organy podatkowe będą wymagały od Ciebie dostarczenia oryginalnych faktur. Kwota podatku VAT, którą możesz odzyskać, będzie się różnić w zależności od rodzaju zakupionych towarów lub usług. Musisz również wiedzieć, jak długo będziesz przebywać w danym kraju, aby móc odpowiednio zaplanować swój pobyt.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, możesz ubiegać się o zwrot podatku VAT od większości transakcji międzynarodowych. Jednakże, proces ten może być skomplikowany. Władze podatkowe mogą poprosić Cię o przedstawienie oryginalnych faktur lub dostarczenie innej dokumentacji, co będzie wymagało od Ciebie przeszkolenia pracowników w zakresie przepisów VAT.
Najlepszym sposobem na przygotowanie się do procesu zwrotu podatku jest przegląd istniejących zasad. Upewnij się, że wszyscy Twoi pracownicy są w pełni przeszkoleni w zakresie procedur VAT oraz że monitorujesz wszelkie potencjalne możliwości odzyskania podatku.
Dobrym pomysłem jest również digitalizacja faktur dla celów bezpieczeństwa. Możesz to zrobić za pomocą wyznaczonej aplikacji do skanowania. Mogą one uchwycić wszystkie punkty danych na Twoich fakturach. Może to pomóc w optymalizacji dalszego przetwarzania.
Po zakończeniu procesu, możesz zwrócić ostemplowane dokumenty do sprzedawcy, w którym dokonałeś zakupu. Niektórzy sprzedawcy odsyłają dokumenty pocztą, ale inni każą Ci dokończyć proces osobiście. Jeśli przebywasz w kraju UE, musisz wymienić paragony na lotnisku u agenta celnego. Następnie zostaniesz skierowany do punktu obsługi zwrotu pieniędzy na lotnisku.
Podobne tematy