Kiedy firma nie płaci za dostarczone towary i usługi, może to być poważnym obciążeniem finansowym dla każdej firmy. Wpływa to również na przepływ gotówki i Twoją reputację jako profesjonalnego usługodawcy.
Zarządzanie windykacją jest ważną częścią prowadzenia biznesu. Oto kilka najlepszych praktyk, które możesz wykorzystać, aby odzyskać pieniądze należne Twojej firmie.
1. Faktury
Faktura to dokument, który rejestruje transakcję pomiędzy firmą a jej klientami. Zazwyczaj zawiera informacje o dostarczonych towarach lub usługach oraz o warunkach płatności. Faktury są istotną częścią życia biznesowego i powinny być wysyłane szybko, aby zapewnić jak najszybsze otrzymanie płatności.
Niezapłacone faktury mogą powodować ogromny stres dla właścicieli firm i mogą znacząco wpływać na przepływy pieniężne i rozwój biznesu. Mogą również mieć negatywny wpływ na oceny kredytowe i reputację.
Jeśli chodzi o odzyskiwanie długu od firmy, istnieje kilka różnych taktyk, które można zastosować. Niektóre są bardziej skuteczne niż inne, więc ważne jest, aby wybrać opcję, która działa najlepiej dla Twojej firmy.
Po pierwsze, spróbuj wysłać przypomnienia dla zaległych faktur. Pomoże to zapewnić, że klientowi zostanie przypomniane o długu i będzie można go rozwiązać bez konieczności podejmowania bardziej drastycznych kroków.
Inną taktyką, która może być skuteczna, jest wykonywanie połączeń telefonicznych. Będą one często mniej groźne niż e-maile i mogą być bardziej skuteczne w łapaniu klientów, którzy zalegają ze swoimi płatnościami.
Kluczem jest tutaj przestrzeganie etykiety biznesowej, jeśli chodzi o te rozmowy i upewnij się, że nie brzmisz agresywnie lub nieuzasadnienie surowo. Nie chcesz być traktowany jak przestępca przez swojego klienta.
Po rozmowie z dłużnikiem, wyślij mu pisemne przypomnienie, że płatność jest nadal wymagalna. Pomoże to zapobiec eskalacji sytuacji i pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze, ponieważ nie będziesz musiał korzystać z bardziej kosztownych zasobów, aby odzyskać długi od swoich klientów.
Jeśli dłużnik nie zapłaci, następnym krokiem jest wystosowanie ustawowego żądania. Daje to 21 dni na odpowiedź, a następnie możesz wystąpić na drogę sądową, jeśli nie spłaci on długu.
Jeśli faktura pozostaje nieuregulowana przez ponad 30 dni, możesz uznać ją za nieściągalny dług i będziesz musiał przyjrzeć się bardziej formalnym strategiom odzyskiwania długów biznesowych. Może to obejmować kontakt z firmami windykacyjnymi lub działania prawne, takie jak wniesienie dłużnika do sądu.
2. Przypomnienia
Przypomnienia są doskonałym narzędziem pomagającym firmom w odzyskiwaniu długu od klientów. Mogą one przybierać wiele form, w tym wiadomości e-mail i SMS, i pozwalają firmom zebrać odpowiednie dane na temat powodzenia ich kampanii.
Jedną z najlepszych praktyk przy wysyłaniu przypomnień jest upewnienie się, że komunikat jest jasny i zwięzły. Ton powinien być przyjazny, ale też wystarczająco poważny, aby zachęcić do zapłaty i nie zirytować dłużnika.
Kolejną wskazówką jest korzystanie z różnych kanałów komunikacji, aby upewnić się, że wiadomość dotrze do właściwych osób we właściwym czasie. Może to obejmować e-mail, SMS, rozmowy telefoniczne i audycje głosowe.
Możesz nawet zintegrować swoje automatyczne przypomnienia o płatnościach z kampaniami głosowymi, aby dotrzeć do klientów w bardziej osobisty sposób. Może to pomóc Ci zbudować zaufanie z klientami i zachęcić ich do szybszej zapłaty.
Używanie przypomnień jako części ogólnej strategii windykacyjnej może pomóc Ci uzyskać zapłatę za zaległe faktury znacznie szybciej. Cyfrowe oprogramowanie do windykacji, takie jak Lexop, może pomóc Ci stworzyć spersonalizowane powiadomienia o zaległościach i wysłać je do Twoich klientów poprzez ich preferowane kanały komunikacyjne we właściwym czasie.
Najlepszym czasem na wysłanie przypomnienia o fakturze jest kilka dni roboczych przed terminem płatności. Dzięki temu masz szansę przypomnieć im o kwocie, którą są winni, jak jest ona powiązana z ich danymi bankowymi i kiedy jest następny termin płatności.
Jeśli Twój klient nadal nie płaci, powinieneś wysłać ostateczne przypomnienie, które zawiera kwotę i ramy czasowe, w których muszą ją zapłacić. To pomoże im zrozumieć Twoje oczekiwania i to, jak opóźnione płatności wpłyną na ich sytuację finansową.
Ponadto, pomoże im to zobaczyć, że poważnie podchodzisz do długu i chcesz uniknąć działań prawnych, jeśli nie zapłacą. To da im pewność, że spłacą dług i może doprowadzić do bardziej pozytywnych relacji w przyszłości.
Najważniejszą rzeczą do zapamiętania przy wysyłaniu przypomnień jest to, że są one zaprojektowane tak, aby ułatwić Twoim klientom płacenie rachunków. Ułatwiając kontakt z Tobą i oferując możliwość dokonywania płatności z ich telefonu, tabletu czy laptopa, Twoje przypomnienia zachęcą klientów do terminowego regulowania należności.
3. Rozmowy telefoniczne
Telefon to świetny sposób na komunikację z Twoimi wierzycielami. Może nie jest tak szybki jak SMS czy e-mail, ale może zapewnić osobiste połączenie, którego tym innym metodom często brakuje.
Rozmawiając z dłużnikiem przez telefon, musisz upewnić się, że masz wszystkie informacje na wyciągnięcie ręki. To wzmocni Twoją pozycję i pomoże Ci uniknąć błędów lub pozwoli dłużnikowi wykoleić rozmowę.
Upewnij się, że wiesz dokładnie, co dłużnik jest winien, z jaką datą to nastąpiło i jaka kwota pozostała do zapłaty. Pomoże Ci to zachować kontrolę nad rozmową i zapobiegnie sytuacji, w której dłużnik będzie prosił o złagodzenie kwoty zadłużenia.
Zawsze mów wyraźnie i powoli. Pomoże Ci to porozumieć się w przyjazny i profesjonalny sposób i sprawi, że dłużnik będzie bardziej skłonny zaufać Twojej firmie lub personelowi pomocniczemu.
Nie zapomnij podziękować osobie, która odebrała Twój telefon za poświęcony czas. Jest to ważne, ponieważ mogą one ciężko pracować, aby uzyskać dla Ciebie płatność.
Dobrym pomysłem jest również robienie notatek z rozmowy, zwłaszcza jeśli korzystasz z usługi telefonicznej, która pozwala na nagrywanie rozmów. Pozwoli to na śledzenie wszystkich umów i kwestii, które pojawiły się podczas rozmowy, co może pomóc w rozwiązaniu wszelkich nieporozumień później.
Na koniec nie zapomnij się rozłączyć, gdy skończysz. Jest to niezbędne, ponieważ nie chcesz, aby osoba ta otrzymała ponownie telefon od inkasenta. Niektóre telefony mają przycisk odkładania słuchawki, który wydaje dźwięk po jego naciśnięciu, podczas gdy inne wymagają umieszczenia telefonu z powrotem w jego kołysce na zestawie telefonicznym.
Jeśli dłużnik odmawia odpowiedzi na Twoje żądanie zapłaty, możesz wysłać mu pisemne wezwanie do zapłaty. Da Ci to szansę na uzyskanie ich odpowiedzi i zapewni Ci możliwość podjęcia działań prawnych przeciwko dłużnikowi za brak zapłaty.
Możesz również zgłosić inkasentów do FTC poprzez jej internetowego asystenta skarg. To ochroni Cię przed nękaniem i wykorzystywaniem i może pomóc Ci odzyskać część należnych Ci pieniędzy.
4. Działania prawne
Odzyskanie długu od firmy nie zawsze jest proste. W niektórych przypadkach firma może być w stanie rozwiązać problem w drodze negocjacji bez podejmowania działań prawnych.
Jednakże, jeśli nie jest to możliwe, działania prawne mogą być skutecznym sposobem odzyskania długu. Dzieje się tak dlatego, że może pomóc zjednoczyć ofiary i grupy społeczeństwa obywatelskiego z różnych środowisk, zapewnić im platformę do wyrażenia swoich obaw i upoważnić ich do pociągania rządów do odpowiedzialności za ich niepowodzenia.
Na przykład w sprawie sądowej toczonej przez grupy społeczności i organizacje międzynarodowe przeciwko rządowi Kenii, tysiącom rdzennych mieszkańców przyznano odszkodowania i prawo do powrotu na swoją ziemię. W tym przypadku jedna decyzja sędziego zapewniła zadośćuczynienie, z którego skorzystały tysiące ludzi.
Zawsze należy rozważyć swoje opcje przed podjęciem jakiejkolwiek formy działań prawnych przeciwko firmie. Ważne jest, aby ocenić, czy masz ważną sprawę i czy firma jest finansowo w stanie zapłacić.
Małe firmy, firmy jednoosobowe, a nawet niektóre firmy sektora publicznego mogą zmagać się z problemami przepływu gotówki. Często próbują one uniknąć dokonywania płatności, grożąc zaprzestaniem prowadzenia działalności gospodarczej lub przeciągając spory sądowe.
W takich sytuacjach należy rozważyć skontaktowanie się z prawnikiem, który może wysłać formalny list do klienta, przypominając mu, że ma twardą datę płatności i doradzając mu, że podejmiesz działania prawne, jeśli nie zapłaci. Może to być skuteczny sposób na przekazanie wiadomości i zazwyczaj spowoduje odpowiedź ze strony klienta.
Dobrym pomysłem może być również rozważenie usługi mediacji, która pomoże Ci znaleźć porozumienie, które działa dla obu stron. Może to być szybsze i tańsze niż rozprawa sądowa i jest to bardziej cywilizowane podejście.
Powinieneś również rozważyć, czy alternatywą może być nakaz oddłużenia. Jest to rodzaj nakazu sądowego, który ogranicza zdolność klienta do dokonywania dalszych płatności i uniemożliwia Ci ściganie go przez pewien okres czasu.
Podobne tematy